Transfert de votre somme salariale via Swissdec
Le Swissdec Standard Salaire CH (ELM) transmet à Visana les données salariales de votre entreprise, directement à partir de votre système de comptabilité salariale. Vous envoyez vos données aussi à l’AVS, aux offices fiscaux et à l’Office fédéral des statistiques.
Exigences
- Infrastructure informatique
- Un système de comptabilité salariale certifié par Swissdec
- Saisie d’un profil d'assurance
Avantages
- Vous transmettez vos annonces relatives aux salaires avec un simple clic, depuis votre système de comptabilité salariale à Visana, et recevez une quittance.
- Le transfert est sécurisé et crypté.
- Vous évitez des doublons, les assureurs et d’autres destinataires pouvant être servis
Profil d’assurance dans le cadre de la norme suisse en matière de salaire (ELM)
Vous déclarez une fois par an les masses salariales de votre entreprise et transmettez ces données à Visana. Pour ce faire, vous utilisez la norme suisse en matière de salaire (ELM) de Swissdec et enregistrez à cet effet les paramètres du profil d’assurance dans votre système de comptabilité salariale. Vous demandez ces paramètres une seule fois à Visana et recevez ensuite automatiquement chaque année une nouvelle version. Quels sont les points à prendre en compte à cet égard?
Branches d’assurance
Dans le domaine de l’assurance de personnes, on distingue les branches suivantes: assurance collective d’indemnités journalières en cas de maladie (IJM), assurance-accidents (LAA) et assurances-accidents complémentaires. Votre entreprise peut conclure ces assurances auprès d’une ou de plusieurs compagnies d’assurance. Pour chaque branche d’assurance, vous enregistrez dans votre système de comptabilité salariale les données du profil d’assurance correspondant.
Période de déclaration
La période de déclaration couvre en général une année d’assurance, du 1er janvier au 31 décembre.
Actualité
Les modifications du contrat d’assurance entraînent généralement des modifications du profil d’assurance. Comparez les données enregistrées dans votre système de comptabilité salariale avec le profil actuel et procédez aux ajustements nécessaires.
Groupes de personnes
Pour identifier les groupes de personnes, on utilise des codes alphabétiques et des chiffres qui renvoient à la catégorie salariale. Veuillez noter que pour les assurances-accidents complémentaires, plusieurs codes doivent être attribués, en fonction de la couverture. Les codes et les chiffres sont visibles dans le profil d’assurance. Veuillez les saisir dans votre système de comptabilité salariale.
Si un groupe de personnes s’ajoute ou disparaît, cela ne sera pris en compte que dans le profil d’assurance suivant. Vous devez ensuite adapter les codes et les chiffres dans le système de comptabilité salariale. Si une telle modification intervient pendant une période de déclaration, ELM ne peut pas la détecter. Si c’est le cas, déclarez les salaires à l’aide de ce formulaire (lien). À partir de l’année suivante, la transmission avec ELM sera bien entendu à nouveau possible.
Changement d’assureur
À chaque changement d’assureur pour ou au cours de l’année à décompter, le profil doit être redéfini dans le logiciel de comptabilité salariale. Par ailleurs, il convient de noter qu’en cas de changement d’assureur, les codes et chiffres de groupes de personnes peuvent changer.
Entreprises également assurées
Si des entreprises coassurées sont mentionnées dans le contrat d’assurance, toutes les données salariales doivent être annoncées par le preneur d’assurance comme somme de toutes les entreprises, conformément au contrat.
Saisie erronée des données
Si des données de profil erronées sont enregistrées dans votre système de comptabilité salariale, par exemple des codes et chiffres de groupes de personnes erronés, les données ne peuvent pas être transmises à Visana. Le système affiche un message d’erreur. Veuillez noter qu’il peut y avoir d’autres raisons pour un message d’erreur. Dans ce cas, veuillez contacter votre fournisseur de logiciels.
Déclaration test
La déclaration test vous permet de savoir si vous avez correctement enregistré toutes les données dans le système de comptabilité salariale conformément au profil d’assurance actuel. Utilisez cette fonction avant de transmettre la déclaration officielle.