Übermittlung Ihrer Lohnsumme via Swissdec
Der Swissdec Lohnstandard CH (ELM) übermittelt die Lohndaten Ihres Betriebs direkt ab Ihrem Lohnbuchhaltungssystem an Visana. Sie senden Ihre Daten auch an die AHV, Steuerämtern und an das Bundesamt für Statistik.
Anforderungen
- IT-Infrastruktur
- Ein von Swissdec zerfiziertes Lohnbuchhaltungssystem
- Erfassung eines Versicherungsprofils
Vorteile
- Sie übermitteln Ihre Lohnmeldungen ganz einfach mit einem Klick von Ihrem Lohnbuchhaltungssystem an Visana und erhalten eine Quittung
- Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt und ist sicher
- Vermeidung von Doppelspurigkeiten, da die Versicherer und andere Empfänger bedient werden können
Versicherungsprofil Lohnstandard-CH (ELM)
Sie deklarieren einmal pro Jahr die Lohnsummen Ihres Unternehmens und übermitteln diese Daten an Visana. Dafür verwenden Sie den Lohnstandard-CH (ELM) von Swissdec und hinterlegen dazu in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem die Parameter des Versicherungsprofils. Dieses beantragen Sie einmalig bei Visana und erhalten dann jedes Jahr automatisch eine neue Version. Was ist dabei zu beachten?
Sparten
Bei der Personenversicherung werden die Sparten Kollektiv-Krankentaggeldversicherung (KTG), Unfallversicherung (UVG) und Unfall-Zusatzversicherungen unterschieden. Ihr Unternehmen kann diese Versicherungen bei einer oder mehreren Versicherungsgesellschaften abschliessen. Pro Sparte hinterlegen Sie in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem die Daten des entsprechenden Versicherungsprofils.
Deklarationsperiode
Die Deklarationsperiode umfasst in der Regel ein Versicherungsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember.
Aktualität
Änderungen im Versicherungsvertrag haben in der Regel auch Änderungen im Versicherungsprofil zur Folge. Vergleichen Sie die in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem hinterlegten Daten mit dem aktuellen Profil, und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Personengruppen
Zur Identifikation der Personengruppen dienen Buchstaben-Codes und Ziffern, die auf die Lohnkategorie verweisen. Beachten Sie bitte, dass bei Unfallzusatzversicherungen, je nach Deckung, mehrere Codes zugeteilt werden müssen. Codes und Ziffern sind im Versicherungsprofil ersichtlich. Erfassen Sie diese bitte in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem.
Kommt eine Personengruppe dazu oder fällt eine weg, wird dies erst im nächsten Versicherungsprofil berücksichtigt. Die Codes und die Ziffern passen Sie in der Folge im Lohnbuchhaltungssystem an. Erfolgt eine solche Änderung während einer Deklarationsperiode, kann dies ELM nicht erkennen. Ist dies der Fall, melden Sie Löhne mit diesem Formular (Link). Ab dem Folgejahr ist die Übermittlung mit ELM selbstverständlich wieder möglich.
Wechsel des Versicherers
Bei jedem Wechsel des Versicherers per oder während des abzurechnenden Jahres muss das Profil in der Lohnbuchhaltungssoftware neu hinterlegt werden. Ferner ist zu beachten, dass bei einem Wechsel des Versicherers die Personengruppen-Codes und die Ziffern ändern können.
Mitversicherte Betriebe
Sind im Versicherungsvertrag mitversicherte Betriebe aufgeführt, müssen sämtliche Lohndaten als Summe aller Betriebe durch den Versicherungsnehmer gemäss Vertrag gemeldet werden.
Fehlerhafte Erfassung der Daten
Sind in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem falsche Profildaten hinterlegt, beispielsweise falsche Personengruppen-Codes und Ziffern, können die Daten nicht an Visana übermittelt werden. Das System löst eine Fehlermeldung aus. Bitte beachten Sie, dass auch andere Gründe für eine Fehlermeldung vorliegen können. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte Ihren Softwareanbieter.
Testmeldung
Mit der Testmeldung erfahren Sie, ob Sie im Lohnbuchhaltungssystem alle Daten korrekt gemäss aktuellem Versicherungsprofil hinterlegt haben. Nutzen Sie diese Funktion vor einer tatsächlichen Übermittlung.